Σε ενημερωτική συνάντηση παρουσιάστηκε το ανανεωμένο σύστημα πρωτοκόλλου και το σύστημα διαχείρισης αιτημάτων (work flow), που θα εγκατασταθούν στο Δήμο Σητείας. Την ενημέρωση και παρουσίαση έκανε ο κ. Γιώργος Βιτσάκης από το Εργαστήριο Επεξεργασίας Δεδομένων του Πανεπιστημίου Κρήτης, με το οποίο συνεργάζεται ο Δήμος.
«Οι υπηρεσίες του Δήμου προς τον πολίτη», εξήγησε ο κ. Βιτσάκης, «αφορούν δύο τομείς, ο πρώτος είναι αυτό που βλέπει ο πολίτης στο Web site του Δήμου και ο δεύτερος το κομμάτι των διεργασιών μέσα στο Δήμο. Το ζητούμενο είναι ότι οδεύουμε σε μία ψηφιακή εποχή, άρα πρέπει σιγά- σιγά όλα τα έγγραφα που διακινούνται στο Δήμο να διακινούνται ψηφιακά. Δεν πρέπει να τυπώνονται, είναι θέμα οικονομίας χαρτιού, θέμα διαδικασίας και όχι μόνο. Από την στιγμή που θα ψηφιοποιηθεί ένα έγγραφο μπορεί να βρεθεί πολύ γρήγορα μέσα από το σύστημα.
Επίσης υπάρχει και η διαδικασία της ψηφιοποίησης των διαδικασιών μέσα στο δίκτυο. Δηλαδή κάθε αίτημα στο πρωτόκολλο, στο web από τον πολίτη, πρέπει με κάποιο τρόπο να χρεώνεται στους αντίστοιχους προϊσταμένους, οι οποίοι θα το χρεώνουν σε κάποιο αντίστοιχα υπάλληλο. Φυσικά κρατώντας όλα τα χαρτιά, που επίσης έχουν ψηφιοποιηθεί, από το πρωτόκολλο.
Αυτό μας δίνει τη δυνατότητα όχι μόνο να ξέρουμε τί ακριβώς δουλειά έχουμε να κάνουμε ο καθένας, αλλά να μπορούμε ανά πάσα στιγμή να βρούμε οποιαδήποτε διαδικασία μέσα στο Δήμο με το πάτημα ενός κουμπιού. Αυτή είναι η ψηφιακή εποχή. Από ό,τι γνωρίζω και το Υπουργείο έχει προχωρήσει σε διάταξη, σύμφωνα με την οποία τέλος του 2017 – αρχές του 2018 πρέπει να ψηφιοποιηθούν τα πάντα στο Δήμο, διαφορετικά δεν μπορεί να δουλέψει. Είναι λοιπόν θέμα διαδικασιών και διακίνησης εγγράφων ηλεκτρονικά μέσα στο Δήμο.
Τα νέα αυτά δεδομένα επιφέρουν πολλαπλά οφέλη για τον πολίτη, αφού με ένα τηλέφωνο στο Δήμο με το όνομά του και τον αριθμό πρωτοκόλλου μπορεί να δει τί συμβαίνει και σε ποιό στάδιο είναι το θέμα που τον αφορά. Ο πολίτης άμεσα μπορεί να μπει στο πρωτόκολλο και να ξέρει πού είναι το αίτημά του. Το σύστημα τις περισσότερες φορές απαντάει αυτόματα στον πολίτη ενημερώνοντας για το αίτημα του. Ο πολίτης θα πάρει επίσημη ενημέρωση από το Δήμο ψηφιακά, άμεσα. Μπορεί να υποβάλει μέσα από web site του δήμου αίτημα πιστοποιημένα και να πάρει πρωτόκολλο στο κινητό του και απάντηση στο αίτημά του».
ΜΑΡΙΖΑ ΨΑΡΑΚΗ